Microsoft 365 : 10 astuces pour gagner du temps

Microsoft 365 : 10 fonctionnalités méconnues qui font gagner du temps en entreprise

Microsoft 365 est aujourd'hui bien plus qu'une simple suite bureautique. Teams, Outlook, OneDrive, SharePoint, Planner ou encore Power Automate offrent de nombreuses fonctionnalités pour collaborer efficacement, automatiser certaines tâches et améliorer la productivité en entreprise.

Pourtant, dans de nombreuses entreprises, seuls les usages les plus basiques sont exploités.

Résultat : les collaborateurs peuvent perdre du temps sur des tâches répétitives ou utilisent plusieurs outils là où Microsoft 365 propose déjà une solution intégrée.

Voici 10 fonctionnalités souvent méconnues qui peuvent réellement faire gagner du temps au quotidien.

1. Programmer l'envoi d'un email avec Outlook

Vous rédigez un email le soir ou le week-end ?

Avec Outlook, il est possible de programmer son envoi à une date et une heure précise.

Les avantages :

• Communiquer au bon moment ;
• Mieux gérer ses priorités ;
• Les horaires de travail de respect de ses collaborateurs.

Une fonctionnalité simple mais particulièrement utile pour améliorer son organisation.

2. Coéditer un document en temps réel

Finis les fichiers nommés :

• Version finale
• Version finale V2
• Version finale définitive

Grâce à OneDrive et SharePoint, plusieurs personnes peuvent modifier simultanément un document Word, Excel ou PowerPoint.

Chaque modification est visible instantanément.

Le résultat :

• Moins d'erreurs ;
• Moins d'allers-retours par email ;
• Un véritable travail collaboratif.

3. Retrouver rapidement un document grâce à la recherche Microsoft 365

La barre de recherche Microsoft est particulièrement puissante.

Elle permet de retrouver :

• Un document ;
• Une conversation Teams ;
• Un courriel ;
• Une réunion ;
• Une personne.

En quelques secondes seulement.

À condition que les documents soient correctement organisés et partagés selon les règles définies par votre entreprise.

4. Transformer un email en tâche

Combien d'emails restent sans suite ?

Depuis Outlook, il est possible de créer directement une tâche Microsoft To Do à partir d'un message.

Vous obtenez alors :

✔ une échéance

✔ un rappel

✔ un suivi

Une excellente façon d'éviter les oublis.

5. Partager un document sans envoyer de pièce jointe

Envoyer une nouvelle version d'un document à chaque modification fait perdre un temps considérable.

Avec OneDrive ou SharePoint, il suffit de partager un lien sécurisé.

Les collaborateurs accèdent toujours à la dernière version disponible, dans le respect des droits d'accès définis par votre organisation.

6. Organiser ses projets avec Planner

Planner permet de créer rapidement :

• Un tableau Kanban ;
• Des tâches ;
• Des échéances ;
• Des responsables.

L'outil s'intègre directement à Teams.

Plus besoin de multiplier les fichiers Excel pour suivre l'avancement d'un projet.

7. Automatiser les tâches répétitives avec Power Automate

Certaines actions peuvent être automatisées :

• Enregistrer automatiquement une pièce jointe ;
• Envoyer une notification aux équipes ;
• Valider une demande ;
• Archiver un document.

Quelques automatisations suffisent souvent pour économiser plusieurs heures chaque semaine.

8. Organiser des réunions plus efficaces dans Teams

Microsoft Teams ne sert pas uniquement à organiser des visioconférences.

Vous pouvez également :

• Partager un tableau blanc ;
• Prendre des notes collaboratives ;
• Enregistrer une réunion ;
• Générez automatiquement un compte rendu avec Microsoft Copilot (selon votre licence).

De quoi rendre les réunions plus productives.

9. Retrouver une ancienne version d'un document

Une modification a été faite par erreur ?

SharePoint et OneDrive conservent l'historique des versions.

En quelques clics, il est possible de restaurer un document sans perdre les informations importantes.

Une fonctionnalité précieuse pour limiter les erreurs.

10. Centraliser les informations dans SharePoint

SharePoint permet de créer un véritable espace documentaire pour :

• Les procédures ;
• Les documents RH ;
• Les formulaires ;
• Les actualités internes ;
• Les espaces projets.

Les collaborateurs trouvent plus rapidement les informations dont ils ont besoin, tout en respectant les règles de gouvernance documentaire de l'entreprise.

Pourquoi ces fonctionnalités sont-elles encore peu utilisées ?

Dans beaucoup d'organisations, Microsoft 365 est installé depuis plusieurs années, mais ses usages limités restent aux fonctionnalités les plus connues.

Les collaborateurs utilisent Outlook pour envoyer des emails ou Teams pour organiser des réunions, sans toujours exploiter les nombreuses possibilités offertes par la plateforme.

Résultat : des tâches réalisées manuellement, des échanges dispersés et un potentiel de productivité largement sous-exploité.

La formation : un levier pour exploiter pleinement Microsoft 365

Disposer des outils ne suffit pas : encore faut-il savoir les utiliser de manière efficace et dans le respect des pratiques définies par l'entreprise.

Vaelia accompagne les entreprises dans la montée en compétences sur l'ensemble de l'environnement Microsoft 365.

Nos formations couvrent notamment :

• Microsoft Teams ;
• Outlook ;
• OneDrive ;
• SharePoint ;
• Planificateur ;
• Power Automate ;
• Microsoft Copilot ;
• Power BI ;
• Excel et bien d'autres outils collaboratifs.

À travers des cas pratiques et des mises en situation, les collaborateurs découvrent comment utiliser les fonctionnalités les plus utiles à leur activité pour gagner en efficacité au quotidien.

Microsoft 365 regorge de fonctionnalités qui permettent de simplifier le travail collaboratif, d'automatiser certaines tâches et d'améliorer la productivité des équipes.

Encore faut-il connaître ces outils et les intégrer dans ses usages professionnels.

En développant les compétences de vos collaborateurs sur Microsoft 365, vous favorisez une meilleure collaboration, une utilisation plus efficace des outils numériques et une adoption durable des bonnes pratiques au sein de votre organisation.

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Vaelia accompagne depuis plus de 35 ans les entreprises, les collectivités et les professionnels dans le développement de leurs compétences numériques. Organisme de formation certifié Qualiopi, nous proposons un large catalogue de formations Microsoft 365, bureautique, intelligence artificielle, outils collaboratifs, Power BI, adapté aux enjeux des organisations.

Nos formations sont dispensées par des formateurs experts, en présentiel, à distance ou sur mesure, afin de répondre aux besoins des entreprises comme des apprenants.

Implanté en Nouvelle-Aquitaine et en Occitanie, Vaelia vous accueille dans ses centres de formation de Angoulême, Bordeaux, La Rochelle, Limoges et Toulouse. Nous accompagnons également les entreprises partout en France grâce à nos dispositifs de formation à distance et à nos solutions d'accompagnement personnalisées.

Que vous souhaitiez former vos équipes à Microsoft 365, améliorer la collaboration avec Teams et SharePoint, automatiser vos processus avec Power Automate, exploiter vos données avec Power BI ou développer les usages de l'intelligence artificielle dans votre entreprise, les équipes Vaelia sont à vos côtés pour construire un parcours de formation adapté à vos objectifs.

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