Atelier stratégique d'aide à la décision : Performance Microsoft 365

Étape 1 : Analyser les pratiques actuelles et restituer le diagnostic

Objectifs

• Comprendre la maturité numérique de l'organisation
• Identifier les usages réels des collaborateurs
• Mettre en évidence les écarts entre outils disponibles et usages observés
• Débriefing du diagnostic et Analyse des résultats obtenus
• Analyse des comportements observés

Exemples fréquents

• Utilisation de Teams uniquement pour les réunions
• Partage massif par email
• Stockage local persistant
• Faible utilisation des espaces documentaires
• Absence de gestion collaborative des tâches
• Faible connaissance de Copilot
• Méconnaissance de Loop

Étape 2 : Découvrir les opportunités offertes par Microsoft 365

Présenter les bénéfices concrets par usage

• Communiquer efficacement avec Outlook et Teams
• Bénéfices : 
• Réduction des emails internes
• Fluidification des échanges
• Meilleure circulation de l'information
• Travailler sur des documents partagés avec OneDrive, SharePoint, Office Online
• Bénéfices :
• Suppression des versions multiples
• Accès simplifié à l'information
• Collaboration en temps réel
• Organiser l'activité avec Planner, ToDo, Teams
• Bénéfices : 
• Meilleure visibilité
• Suivi collectif des actions
• Responsabilisation des équipes
• Construire des contenus collaboratifs avec Loop
• Bénéfices :
• Collaboration transversale
• Préparation de réunions
• Co-construction de projet
• Exploiter l'intelligence artificielle avec Microsoft Copilot
• Cas d'usage observés :
• Rédaction d'emails
• Synthèse de réunions
• Préparation de présentations
• Analyse de documents
• Compte-rendu automatisé
• Recherche d'informations

Étape 3 : Écouter les enjeux de l'entreprise

Recueillir et identifier les besoins métiers

• Les difficultés rencontrées
• Les pertes de temps
• Les doublons
• Les besoins de structuration

Explorer les sujets récurrents observés dans les entreprises

• Gestion documentaire
• Circulation de l'information
• Télétravail
• Animation des équipes
• Gestion de projets
• Accueil des nouveaux collaborateurs
• Sécurité des partages
• Usages de l'IA

Étape 4 : Construire le positionnement cible de l'entreprise

Atelier d'auto-positionnement

• L'entreprise identifie ses priorités
• Exemples : 
• Priorité 1 : Mieux collaborer dans Teams
• Priorité 2 : Structurer la gestion documentaire
• Priorité 3 : Développer les usages de Copilot
• Priorité 4 : Améliorer le pilotage des tâches
• Priorité 5 : Développer les pratiques de travail collaboratif

Étape 5 : Identifier les compétences à développer

Cartographier les besoins de formation par population

• Direction
• Pilotage Microsoft 365
• Gouvernance documentaire
• Stratégie IA
• Managers
• Animation d'équipes hybrides
• Teams collaboratif
• Gestion des tâches
• Collaborateurs
• Outlook efficace
• OneDrive
• Teams
• Loop
• Bonnes pratiques collaboratives
• Référents métiers
• SharePoint
• Administration fonctionnelle
• Accompagnement au changement
• Utilisateurs avancés
• Copilot
• Automatisation
• Scénarios métiers

Étape 6 : Formaliser les conclusions et préparer le relais

Synthèse avec l'expert - Identification

• Des forces
• Des risques
• Des priorités
• Des opportunités rapides à mettre en œuvre

Préparation de la phase suivante et transmission au conseiller

• Approfondissement des besoins
• Construction du plan d'accompagnement
• Priorisation des actions
• Élaboration d'un parcours de montée en compétences adapté aux populations identifiées